Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à changer d’expert-comptable. Et s’il est vrai qu’il s’agit d’un processus libre, il n’en demeure pas moins que le changement de celui qui s’occupe de la comptabilité doit respecter certaines règles éthiques et déontologiques.
Pourquoi changer d'expert-comptable ?
Il existe plusieurs raisons pouvant motiver le changement d'expert-comptable. Et vous n’avez pas à justifier votre décision. Le plus souvent, lorsque vous choisissez un nouveau professionnel, c’est parce que l’ancien ne vous convenait plus pour l’une ou plusieurs des raisons suivantes:
Insatisfaction quant aux services fournis, par exemple en termes de réactivité avec un temps de réponses trop long à vos questions, de tarifs avec de récentes augmentations ou de communication avec un manque de disponibilité.
Évolution des besoins de l'entreprise, nécessitant de nouvelles connaissances spécifiques ou une offre de services plus complète
La technologie et les outils ne conviennent plus : est-ce que vous pouvez accéder à votre comptabilité depuis votre mobile et votre ordinateur ? Les indicateurs sont-ils à jour en temps réel pour piloter votre entreprise ? Des logiciels d’intelligence artificielle sont ils mis en place pour vous faire gagner en fiabilité et en temps ?
Déménagement de l'entreprise, rendant la collaboration avec l'expert-comptable actuel plus complexe
Opération de fusion ou acquisition de l'entreprise, entraînant un changement dans la structure et des besoins en matière de comptabilité
Ces raisons sont légitimes et il est important de choisir un expert-comptable qui correspond aux besoins et attentes de votre entreprise.
Comment changer d'expert-comptable ?
Il faut savoir que le changement d'expert-comptable est tout à fait autorisé. Il n'est pas nécessaire de justifier votre souhait de quitter votre expert-comptable actuel. Cependant, certaines étapes doivent être respectées pour ne pas léser votre ancien expert-comptable et réaliser la transition en douceur.
Première étape: la lettre de mission
C’est ce qui justifie de la collaboration effective entre un cabinet expertise comptable ou simple professionnel comptable et une entreprise. Elle est établie généralement par le professionnel avant même qu’il ne commence à fournir ses prestations. Ce document doit bien entendu être signé par les deux parties et constitue une étape obligatoire comme stipulé par le Code de Déontologie des Experts-Comptables. Par ailleurs, il est primordial d’y faire mention de certains éléments tels que :
l’identification du client et du prestataire
une description exhaustive des prestations à fournir
le tarif cabinet comptable ou honoraires expert-comptable
les modalités de paiement desdits honoraires
une grille de répartition des tâches de chaque partie (les obligations)
la procédure à suivre en cas de résiliation de la lettre de mission
Résiliation de la lettre de mission d’un expert-comptable
Les raisons qui peuvent entraîner la résiliation d’un contrat sont variées. Entre autres, il y a la non-satisfaction, des honoraires expert-comptable trop élevés qui ne répondent plus aux réalités financières de la boîte, un changement de siège social, etc. Toutefois, l’entreprise n’est pas tenue de donner une justification à sa volonté de changer d’expert-comptable. Par ailleurs, la résiliation d’une lettre de mission doit se faire en suivant une certaine démarche.
En premier lieu, l’entreprise doit s’assurer d’avoir réglé tous les honoraires de l’expert-comptable. En effet, il n’est pas rare de voir un expert-comptable s’engager dans la réclamation ultérieure d’un solde. Dans ce cas précis, l’entreprise est tenue d’effectuer le règlement dans les plus brefs délais. Le client doit rédiger une lettre ayant pour objet “Résiliation de lettre de mission” et demander accusé de réception.
1- Résiliation à la date de clôture des comptes.
Par la suite, il faut passer en revue, de long en large, la lettre de mission. En particulier, il y est souvent fait mention d’un délai de préavis qui doit être respecté en cas de rupture de contrat. Ce délai est généralement de trois mois. Le prestataire de services comptables doit donc être avisé trois mois avant la fin de clôture de l’exercice.
2- Résiliation au cours de l'exercice comptable.
Les relations avec votre expert-comptable se sont trop dégradées et vous préférez procéder à une rupture anticipée du contrat avant la clôture de votre bilan social.
Même s’il est souvent conseillé de changer d’expert-comptable en fin d’année, il est possible de changer d’expert-comptable en cours d’exercice comptable, moyennant souvent le paiement d’une indemnité.Passer en revue tous les points de la lettre de mission est une étape importante pour ne pas tomber dans le piège d’une clause pénale obligeant à payer des indemnités à l’expert-comptable. Lesdites indemnités peuvent s’élever jusqu’à 25% des honoraires annuels.
Comment se passe la transition ?
Que vous ayez engagé un simple professionnel ou un cabinet d’expertise comptable, vous êtes soumis au Code de déontologie autant que le prestataire de services. Si vous décidez de changer d’expert-comptable, vous êtes dans l’obligation d’être équitable envers celui-ci. En l’occurrence, ses honoraires doivent être totalement réglés avant la résiliation. Le changement ne doit pas être motivé par une volonté du client de se soustraire à ses obligations.
Si les conditions pour changer d’expert-comptable stipulées dans la lettre de mission sont respectées, alors le professionnel partant doit transmettre le dossier de l’entreprise au nouvel expert-comptable. Mais dans le cas contraire, le Code de déontologie exige même le nouveau à ne pas signer de contrat. En sus, le comptable dont le contrat vient d’être résilié a un droit de rétention sur le dossier. Mais ce droit est également soumis à quelques conditions.
Le client doit lui devoir des honoraires. En outre, le droit de rétention ne peut pas être effectué au titre des indemnités, mais seulement au titre des travaux réalisés.
Le droit de rétention ne concerne que les dossiers contenant les travaux effectués et donc les documents établis par l’expert-comptable lui-même. Quant aux documents appartenant à l’entreprise, ils doivent obligatoirement être restitués.
Échec des moyens de conciliation
Informer par écrit le Président du Conseil régional de l’Ordre des Experts-Comptables ainsi que le client de sa volonté d’exercer le droit de rétention
Les articles 161 à 166 du Code de la déontologie imposent un devoir de confraternité entre les experts-comptables. Ce texte permet d’éviter la concurrence déloyale ou le détournement de clientèle, à l’occasion notamment d’une reprise de dossier.
En conformité avec l’article 163 du Code de la déontologie, lors d’un changement d’expert-comptable :
le nouvel expert-comptable informe l’ancien pour s’assurer que ce changement n’est pas motivé par une volonté du client d’éluder l’application des lois et règlements ou que les honoraires dus ont bien été réglés ;
s’il s’agit d’une mission ponctuelle exécutée pour un client bénéficiant déjà des services d’un expert-comptable, l’article 163 n’étant pas applicable.
En outre, l’article 161, notamment son alinéa 2, renforce le devoir de confraternité en cas de reprise de dossier « … s’abstenir de toute parole blessante, de toute attitude malveillante, de tout écrit public ou privé, de toute démarche ou manœuvre susceptible de nuire à la situation de leurs confrères. ». Normalement, changer d’expert-comptable doit donc se passer dans des conditions professionnelles.
Transmission du dossier comptable de l’entreprise
Le prédécesseur a l’obligation de favoriser, avec l’accord du client, la transmission du dossier. Lors du changement, l’expert-comptable doit donc restituer en totalité, après exécution de sa prestation, les documents qui lui ont été confiés et ceux qu’il a établis.
Nous conseillons d’exiger à l’ancien cabinet de vous transmettre à minima :
Les dossiers permanents constitués des statuts, kbis, tous les documents juridiques, mais aussi tous les documents sociaux
Les documents papiers comptables (factures, relevés de comptes, etc…)
Les fichiers numériques comme les balances, grand livre, journaux aux différents formats.
Récapitulatif pour changer d’expert-comptable
Il est très rare que le changement d’expert-comptable se passe mal. Votre nouveau cabinet est là aussi pour vous accompagner dans ce changement. Il n’y a pas d’état d’esprit concurrentiel entre expert-comptable et dans la majorité des cas les cabinets savent communiquer entre eux pour une transition fluide et sans frictions.
Il faut donc:
Vérifier scrupuleusement les termes de contrat.
Identifier très tôt le nouvel expert-comptable.
Informer le prestataire actuel de la volonté de résilier le contrat qui le lie à vous à travers une lettre recommandée avec accusé de réception.
Régler tous les honoraires dus pour ne pas vous exposer plus tard à des préjudices et à des indemnités ou des retards de transmission de documents au cabinet successeur.
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